Thema 3:

Referent:   Herr H. Moser,  Geschäftsführer MSI GmbH 

Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt.

Das papierlose Büro wird ermöglicht durch

1. Speicherung aller Dokumente in elektronischen Datenspeichern (Festplatten, evtl. diverse Wechselmedien.)
2. Übermittlung dieser Dokumente ausschließlich auf elektronischem Wege. (Dateiserver, E-Mail, Instant Messenger usw.)
3. Die völlige Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen und den Verzicht auf handschriftliche Signaturen, wo Rechtssicherheit nötig ist.
4. Einscannen aller alten Papierdokumente und finales Archivieren solcher mit handschriftlichen Signaturen bis zum Abschluss des Übergangs.

Die heutige Geschäftskorrespondenz erfolgt weitgehend per Mail. Dadurch ist der schnelle Informationsaustausch gegeben. Heute schreibt jeder jedem eine Mail und wenn er sie empfängt, druckt er sie meist aus und leitet sie zur Erledigung an andere weiter.

Dies ist natürlich noch kein grundlegender Fortschritt. ALLE Kommunikationselemente müssen digital gespeichert werden.

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen nicht in der Papiereinsparung, sondern im sofortigen elektronischen Informationsabruf direkt aus jeder Arbeitssituation.