Thema 3/1:

Das papierlose Buchbinderbüro

Referenten:   Frau U. Vettermann und Herr H. Moser

Themeneinführung:      H. Moser, MSI GmbH

Ordner verschwinden, Scanner tauchen auf und Dokumente stehen irgendwo. Wie finde ich denn nun meine Lieferscheine, Belege, Frachtpapiere usw.?

Anwendungsbericht und Erfahrungen:    Frau Ulrike Vettermann, Schaumann GmbH, Darmstadt

Die Buchbinderei Schaumann GmbH in Darmstadt legt seit gut 1 Jahr alle Dokumente nur noch elektronisch ab. Zeitaufwendige Ablagen in Ordnern entfallen. 

 

1. Schritt     "Dokumente vorbereiten"

  • alle eingehenden Dokumente werden mit Barcode versehen.
  • dafür steht Barcode-Drucker zur Verfügung
  • der Barcode wird direkt aus dem Auftragsvorgang generiert.
  • Barcode-Etikett wird auf Dokument aufgeklebt

2. Schritt     "Dokumente einscannen"

  • Dokument wird eingescannt

3. Schritt     "Dokumente speichern und zuordnen"

  • Dokumente werden als PDF gescannt und automatisch per Mail in eine "Objekt-Datenbank" gestellt
  • Software-Agenten machen eine erste automatische Zuweisung
  • mit DOPPELKLICK wird Dokument geöffnet
  • somit sind alle Dokumente im System gespeichert
  • die Originaldokumente gehen in den Papierkorb
  • somit sind alle Dokumente im System gespeichert
  • die Originaldokumente gehen in den Papierkorb

4. Schritt     "Dokumente wieder finden und abrufen"

  • somit sind alle Dokumente im System

Vorteile und Ergebnisse: 

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen nicht in der Papier- und Ordnereinsparung, sondern im sofortigen elektronischen Informationsabruf und Steigerung der Aussagekraft   (von jedem Arbeitsplatz aus). 

Fragen und Antworten: 


 

weitere Informationen unter    www.businesscontrolsoftware.com